Model sistem umum perusahaan

PENDAHULUAN

Pada pembahasan kali ini kita akan membahas tentang Model Sistem Umum Perusahaan.Sebagaimana kita ketahui model system umum organisasi perusahaan kita bisa mengetahui mulai dari jenis model naratif ,matematika,grafik,fisik serta kegunaanya masing-masing .

PEMBAHASAN

MODEL
Model adalah penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).

Jenis- jenis model :

1. Model Fisik
Model ini adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi atau bentuk nyata
Model ini biasanya berupa maket atau prototipe produk yang menggambarkan
bagaimana hasil akhir produk tersebut.
Model ini memiliki skala nilai paling kecil bagi para manajer dalam pemecahan
masalah manajemen.

2. Model Naratif
Model yang penggambaran entitasnya secara lisan atau tulisan deskriptif.
Model yang digunakan oleh manajer setiap hari. Salah satu bentuk model naratif
yang populer adalah komunikasi bisnis.

3. Model Grafik
Model yang penggambarannya entitasnya menggunakan sejumlah garis, simbol, atau
bentuk disebut model grafik.
Kebanyakan digunakan di dunia bisnis untuk mengkomunikasikan informasi, seperti
grafik keuangan perusahaan, kondisi pasar dan sebagainya.
Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yg
digunakan oleh sistem analis dan programmer yang bersifat grafik, seperti bagan
arus (flowchart ) dan diagram arus data (data flow diagram).

4. Model Matematika
Keunggulan dari model ini adalah ketelititannya dalam menjelaskan hubungan antara
berbagai bagian dari suatu objek dengan persamaan matematika.
Model matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih banyak
daripada model grafik yang dua dimensi ataupun model fisik yang tiga dimensi, hal
ini disebabkan oleh sifat model matematika yang multidimensional
Model inipun mempunyai kemampuan prediksi
Kelebihan :
Model ini tidak mengenal geografis (siapa saja yang mengerti simbol matematis
tentu dapat mengerti model tsb)
Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan
Contoh : BEP = TFC / P – C

KEGUNAAN MODEL

1. Mempermudah Pengertian
Suatu model pastilah lebih sederhana dari entitas yang diwakilinya dan entitas
akan lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen dan hubungannya disajikan dalam
bentuk yang telah disederhanakan.

2. Mempermudah Komunikasi
Model dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat kepada orang-orang yang
telah mengertii makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, atau persamaan
matematika entitas tersebut.

3. Memperkirakan Masa Depan
Prediksi hanya bisa didapat dari model matematika yang ketelitiannya dalam
menggambarkan entitas membuatnya dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat
disediakan oleh modelmodel yang lain.

MODEL SISTEM UMUM
Merupakan suatu diagram grafik beserta narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum,dengan menggunakan kerangka kerja sistem.

SISTEM FISIK
Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.

1. Arus Material
Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material
ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses
transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk
kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

2. Arus Personil
Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber
daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka
terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun tak langsung.

3. Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama.
Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk,
input, pemrosesan, dan output.

4. Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang
memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan
pinjaman dan juga pemerintah.

SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.

Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang
dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah
sangat dibutuhkan.

CONTOH PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM

Pasar Swalayan
Arus Material : barang – barang yang dijual.
Arus personil : manajer toko, pegawai gudang, kasir.
Sumber daya mesin : lemari pendingin, kotak peraga, rak-rak, dan komputer.
Arus uang : pemasukan terutama disediakan oleh pembeli dan pengeluaran
kepada pemasok , pegawai dan pemilik.
Proses transformasi : pembungkusan barang, mengatur barang di rak.
Elemen manajemen sistem konseptual : manajer toko dan asisten.
Pengolah informasi : komputer dan pembaca barcode serta kasir.

DIMENSI – DIMENSI INFORMASI

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :

1. Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan waktu.
4. Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.
“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

KESIMPULAN

Dari pembahasan di atas kita bisa menyimpulkan bahwa model system umum organisasi perusahaan yang ada di Indonesia pada saat ini harus kembangkan supaya tidak kalah oleh Negara lain.

Referensi :

http://google.com

http://zhiimon.blogspot.com

http://imam.staff.gunadarma.ac.id

http://fardiansyah7fold.wordpress.com

http://yudianto01.wordpress.com

http://fadli-tn.info

http://soyouknowhow.blogspot.com