Jumat, 08 Januari 2010

quiz manajemen umum

1. Siapa yang sebenarnya membutuhkan management dan mengapa management harus ada ?

Suatu organisasi pasti akan membutuhkan management, karena dengan adanya management maka perencanaan, pengorganisaian, pengarahan, koordinasi dan pengawasan pada suatu organisasi akan terarah sesuai dengan tujuan apa yang akan dicapai oleh organisasi tersebut. Organisasi tersebut akan lebih cepat untuk mencapai tujuannya tersebut dibandingkan dengan organisasi dengan management yang tidak teratur atau tidak ada managementnya.

2. Apa yang dimaksud dengan management yang efektif dan efisien ?

Management efektif adalah management yang di jalankan dengan benar, teratur dan sistematis. Sesuai dengan metode, pendekatan dan konsep yang baik sesuai dengan perkembangan dan dilaksanakan oleh orang orang yang berkompetensi dan bertanggung jawab.

Management efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal; dalam berbagai bidang seperti industri, pendidikan, kesehatan, bisnis, finansial dan sebagainya.

3. Mengapa dalam sebuah organisasi perlu perencanaan ?

Karena dalam sebuah organisasi perencanaan adalah unsur yang penting, dalam sebuah perencanaan akan menentukan langkah apa yang akan diambil atau digunakan oleh organisasi tersebut bila menghadapi suatu masalah yang ada dalam organisasi. Selain itu akan menentukan apa yang akan dilakukan oleh suatu perusahaan saat menjalankan kegiatannya.

4. Sebutkan azas azas yang harus diperhatikan dalam penyusunan suatu organisasi !

Menurut Henry Fayol azas azas yang perlu di perhatikan dalam menyusun organisasi adalah sebagai berikut :

· Azas pembagian kerja (Division of Work)

· Azas wewenang dan tanggung jawab (Authority and Responsibility)

· Azas disiplin (Discipline)

· Azas kesatuan perintah (Unity of Command)

· Azas kesatuan jurusan atau arah (Unity of Direction)

· Azas kepentingan umum di atas kepentingan pribadi (Subordination of Individual Interest in to General Interest)

· Azas pembagian gaji (Remuneration of Personnel)

· Azas pemusatan wewenang (Centralization)

· Azas hirariki atau azas rantai berkala (Scalar of Chain)

· Azas keteraturan (Order)

· Azas keadilan (Equity)

· Azas inisiatif (Initiative)

· Azas kesatuan(Espirit de Corps)

· Azas kestabilan masa jabatan (Stability of Turn-over Personnel)

5. Sebutkan dan jelaskan 5 gaya kepemimpinan !

Menurut Blake dan Mouton, ada lima gaya kepemimpinan yang dikelompokkan sebagai gaya yang ekstrim, sedangkan lainnya hanya satu gaya yang dikatakan ditengah-tengah gaya ekstrims tersebut. Gaya kepemimpinan dalam managerial gris itu antara lain sebagai berikut:


a. Gris 1.

manager sedikit sekali usahanya untuk memikirkan orang-orang yang bekerja dengan dirinya, dan produksinya yang seharusnya dihasilkan oleh organisasinya. Dalam menjalankan tugas manager dalam gris ini menganggap dirinya sebagai perantara yang hanya mengkominikasikan informasi dari atasan lepada bawahan.


b. Gris 2.

Manager mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi untuk memikirkan baik produksinya maupun orang-orang yang bekerja dengannya. Dia mencoba merencanakan semua usaha-usahanya dengan senantiasa memikirkan dedikasinya pada produksi dan nasib orang-orang yang bekerja dalam organisasinya. Manager yang termasuk gris ini dapat dikatakan sebagai “manager tim” yang riel (the real team manager). Dia mampu untuk memadukan kebutuhan-kebutuhan produksi dengan kebutuhan=kebutuhan orang-orang di organisasinya.


c. Gris 3.

Ini gaya kepemimpinan dari manager, ahíla mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi untuk selalu memikirkan orang-orang yang bekerja dalam organisasinya. Tetapi pemikirannya mengenai produksi rendah. Manager semacam ini sering dinamakan pemimpin club (the Country club management), Manajer ini berusaha menciptakan suasana lingkungan yang semua orang bias bekerja rilek, bersahabat, dan bahagia bekerja dalam organisasinya. Dalam suasana seperti ini tidak ada satu orang pun yangmau memikirkan tentang usaha-usaha koordinasi guna mencapai tujuan organisasi.


d. Grid 4.

Ini kadangkala manajer disebut sebagai manajer yang menjalankan tugas secara otokratis (autocratictask managers). Manager semacamini hanya maua memikirkan tentang usah peningkatan efisiensi pelaksanaan verja, tidak mempunyai atau hanya sedikit rasa tanggung jawabnya pada orang-orang yang bekerja dalam organisasinya.dan lebih dari itu gaya kepemimpinannya lebih menonjolkan otokratisnya.


e. Gris 5.

Dalam hal ini manager mempunyai pemikiran yang médium baik pada produksi maupun pada orang-orang. Dia berusaha mencoba menciptakan danmembina moral orang-orang yang bekerja dalam organisasi yang di pimpinnya, dan produksi dalam tingkat yang memadai, tidak terlampau mencolok. Dia tidak menciptakan target terlampau tinggi sehingga sulit dicapai, dan berbaik hati mendorong orang-orang untuk bekerja lebih baik.

tanggung jawab sosial perusahaan

Tanggung jawab sosial perusahaan atau CSR (corporate social responsibility) kini jadi frasa yang semakin populer dan marak diterapkan perusahaan di berbagai belahan dunia. Menguatnya terpaan prinsip good corporate governance seperti fairness, transparency, accountability, dan responsibility telah mendorong CSR semakin menyentuh “jantung hati” dunia bisnis.

CSR yang baik

CSR yang baik (good CSR) memadukan empat prinsip good corporate governance, yakni fairness, transparency, accountability, dan responsibility, secara harmonis. Ada perbedaan mendasar di antara keempat prinsip tersebut (Supomo, 2004). Tiga prinsip pertama cenderung bersifat shareholders-driven karena lebih memerhatikan kepentingan pemegang saham perusahaan.

Sebagai contoh, fairness bisa berupa perlakuan yang adil terhadap pemegang saham minoritas; transparency menunjuk pada penyajian laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu; sedangkan accountability diwujudkan dalam bentuk fungsi dan kewenangan RUPS, komisaris, dan direksi yang harus dipertanggung jawabkan.

Sementara itu, prinsip responsibility lebih mencerminkan stakeholders-driven karena lebih mengutamakan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap eksistensi perusahaan. Stakeholders perusahaan bisa mencakup karyawan beserta keluarganya, pelanggan, pemasok, komunitas setempat, dan masyarakat luas, termasuk pemerintah selaku regulator. Di sini, perusahaan bukan saja dituntut mampu menciptakan nilai tambah (value added) produk dan jasa bagi stakeholders perusahaan, melainkan pula harus sanggup memelihara kesinambungan nilai tambah yang diciptakannya itu (Supomo, 2004).

Namun demikian, prinsip good corporate governance jangan diartikan secara sempit. Artinya, tidak sekadar mengedepankan kredo beneficience (do good principle), melainkan pula nonmaleficience (do no-harm principle) (Nugroho, 2006).

Perusahaan yang hanya mengedepankan benificience cenderung merasa telah melakukan CSR dengan baik. Misalnya, karena telah memberikan beasiswa atau sunatan massal gratis. Padahal, tanpa sadar dan pada saat yang sama, perusahaan tersebut telah membuat masyarakat semakin bodoh dan berperilaku konsumtif, umpamanya, dengan iklan dan produknya yang melanggar nonmaleficience.

lingkungan eksternal perusahaan

Lingkungan eksternal atau lingkungan yang berada di luar organisasi saling mempertukarkan sumber dayanya dengan organisasi tersebut dan tergantung satu sama lain. Organisasi mendapatkan input (bahan baku, uang, tenaga kerja) dari lingkungan eksternal, kemudian ditransformasikan menjadi produk dan jasa sebagai output bagi lingkungan eksternal. Definisilingkungan eksternal adalah sebagi berikut:

  • Lingkungan eksternal adalah semua kejadian di luar perusahaan yang memiliki potensi untuk mempengaruhi perusahaan (Chuck Williams, 2001:51).
  • Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur di luar perusahaan yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer (T.Hani Handoko, 1999:62).
  • Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar suatu organisasi, yang relevan pada kegiatan organisasi itu (James A.F. Stoner,1996:66)

Lingkungan eksternal juga dapat dibagi menjadi dua unsur, antara lain:

Menurut James A.F. Stoner:

1. Unsur-unsur tindakan langsung (direct action)

2. Unsur-unsur tindakan tak langsung (indirect action)

Menurut T. Hani Handoko:

1. Lingkungan ekstern mikro

2. Lingkungan ekstern makro

Menurut Chuck Williams:

1. Lingkungan khusus

2. Lingkungan umum

3. Lingkungan yang berubah

Dari ketiga pendapat tersebut sebenarnya mempunyai pengertian yang sama dalam pembagiannya, hanya Chuck Williams yang menambahkannya dengan point ketiga ‘Lingkungan yang berubah’. Jadi, Lingkungan eksternal itu terbagi menjadi:

1. Lingkungan ekstern mikro (unsur-unsur tindakan langsung atau Lingkungan khusus)

2. Lingkungan ekstern makro (unsur-unsur tindakan tak langsung atau Lingkungan umum)

Lingkungan Ekstern Mikro

Lingkungan ekstern mikro terdiri dari:

1. Pelanggan (customers)

Pelanggan membeli produk barang dan jasa. perusahaan tidak dapat hidup tanpa dukungan pelanggan. Oleh karena itu, untuk mencapai keberhasilan usahanya suatu perusahaan perlu mengamati perubahan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

Pengamatan reaktif dan proaktif merupakan strategi dalam mengamati kebutuhan dan keinginan pelanggan. Pengamatan reaktif adalah memusatkan perhatian pada kecendrungan dan masalah pelanggan setelah kejadian, misalnya mendengarkan keluhan pelanggan. Pengamatan proaktif terhadap pelanggan adalah dengan memperkirakan kejadian, kecendrungan, dan masalah sebelum hal itu terjadi (sebelum pelanggan mengeluh).

2. Pesaing (Competitors)

Pesaing adalah perusahaan di dalam industri yang sama dan menjual produk atau jasa kepada pelanggan. Seringkali perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan usaha tergantung pada apakah perusahaan melakukan pelayanan yang lebih baik daripada pesaing lain. Karena itu, perusahaan harus melakukan analisis bersaing, yaitu menentukan siapa pesaingnya, mengantisipasi pergerakan pesaing, serta memperhitungkan kekuatan dan kelemahan pesaing.

3. Pemasok (suppliers)

Pemasok adalah perusahaan yang menyediakan bahan baku, tenaga kerja, keuangan dan sumber informasi kepada perusahaan lain. Terdapat hubungan saling ketergantungan antara pemasok dan perusahaan. Ketergantungan perusahaan pada pemasok adalah pentingnya produk pemasok bagi perusahaan dan sulitnya mencari sumber lain sebagai pengganti. Ketergantungan pemasok pada perusahaan adalah suatu tingkat dimana perusahaan pembeli sebagai pelanggan bagi pemasok dan sulitnya menjual produk kepada pembeli lain.

4. Perwakilan-perwakilan Pemerintah

Hubungan organisasi dalam perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Peraturan-peraturan industri yang ditetapkan oleh perwakilan pemerintah ini harus ditaati oleh organisasi dalam operasinya, prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat.

5. Lembaga Keuangan

Organisasi-organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti bank-bank komersial, bank-bank instansi, dan perusahaan - perusahaan asuransi termasuk pasar modal. Lembaga keuangan ini sangat dibutuhkan perusahaan untuk menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya seperti pendanaan untuk membangun fasilitas baru dan membeli peralatan baru, serta pembelanjaan operasi-operasinya.

Lingkungan Ekstern Makro

Lingkungan ekstern makro terdiri dari:

1. Ekonomi

Keadaan ekonomi suatu negara akan mempengaruhi sebagian besar organisasi yang beroperasi di dalamnya. Pada suatu keadaan perekonomian yang sedang tumbuh, secara umum kemampuan daya beli masyarakat untuk membeli suatu produk atau jasa meningkat. Akan tetapi, kondisi perekonomian seperti itu tidak menjamin bahwa suatu perusahaan juga bertumbuh, hanya menyediakan Lingkungan yang mendorong terjadinya pertumbuhan usaha.

Dalam keadaan perekonomian yang lesu, daya beli masyarakat yang menurun, membuat pertumbuhan usaha menjadi sulit. Sehingga para manajer perusahaan harus selalu mengantisipasi variable-variabel ekonomi seperti kecendrungan inflasi, tingkat suku bunga, kebijakan fiscal dan moneter, dan harga-harga yang ditetapkan oleh pesaing.

2. Teknologi

Teknologi adalah pengetahuan, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengubah bentuk masukan (input) menjadi keluaran (output). Sehingga perubahan dalam teknologi dapat membantu perusahaan menyediakan produk yang lebih baik atau menghasilkan produknya dengan lebih efisien. Akan tetapi prubahan teknologi juga dapat memberikan suatu ancaman bagi perusahaan-perusahaan tradisional. Contohnya perusahaanfotocopy pada awalnya memberi ancaman bagi perusahaan kertas karbon.

3. Politik Hukum

Komponen politik/hukum adalah undang-undang, peraturan, dan keputusan pemerintah yang mengatur perilaku usaha. Komponen politik/hukum ini dalam suatu periode waktu tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Sehingga manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik dan hukum-hukum maupun peraturan yang ada di suatu negara, seperti perlakuan yang adil dalam pembayaran gaji harus sesuai dengan upah minimum yang ditetapkan pemerintah.

4. Sosial Budaya

Komponen sosial budaya merujuk kepada karakteristik demografi serta perilaku, sikap, dan norma-norma umum dari penduduk dalam suatu masyarakat tertentu. Pertama, perubahan karakteristik demografi seperti, jumlah penduduk dengan keterampilan khusus, pertumbuhan atau pengurangan dari golongan populasi tertentu, mempengaruhi cara perusahaan menjalankan usahanya. Kedua, perubahan sosial budaya dalam perilaku, sikap, dan norma-norma juga mempengaruhi permintaan akan produk dan jasa suatu usaha.

kepemimpinan

Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Kepemimpinan mempunyai kaitan yang erat dengan motivasi. Hal tersebut dapat dilihat dari keberhasilan seorang pemimpin dalam menggerakkan orang lain dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sangat tergantung kepada kewibawaan, dan juga pimpinan itu dalam menciptakan motivasi dalam diri setiap orang bawahan, kolega, maupun atasan pimpinan itu sendiri.

Gaya kepemimpinan

  1. Otokratis. Kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Jadi kekuasaanlah yang sangat dominan diterapkan.
  2. Demokrasi. Gaya ini ditandai adanya suatu struktur yang pengembangannya menggunakan pendekatan pengambilan keputusan yang kooperatif. Di bawah kepemimpinan demokratis cenderung bermoral tinggi dapat bekerjasama, mengutamakan mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri.
  3. Gaya kepemimpinan kendali bebas. Pemimpin memberikan kekuasan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif.